Người Nhật nổi tiếng với ý chí kiên cường, mạnh mẽ, luôn có động lực trong mọi vấn đề thuộc cả công việc và cuộc sống. Không chỉ là tạo ra những thứ tốt nhất, họ luôn nghĩ đến chuyện hoàn thiện hiện tại và biến mọi thứ trở nên ngày một tốt hơn. Căn nguyên của lối suy nghĩ tích cực đó là gì?
Nhắc về tinh thần cải tiến, không khác gì ngoài văn hóa Kaizen lâu đời, đã được minh chứng qua thành công của nhiều tập đoàn lớn đến từ xứ sở Mặt trời mọc. Toyota là tập đoàn đầu tiên áp dụng văn hóa này, sau đó là Canon, Honda và cho tới bây giờ là hầu hết các công ty tại Nhật Bản. Kaizen là gì?
Toyota là doanh nghiệp đầu tiên áp dụng văn hóa Kaizen vào kinh doanh
Là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, kaizen được ghép từ chữ “kai”, có nghĩa là thay đổi, và từ zen, có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn”, đồng nghĩa với tinh thần “cải tiến liên tục”, thiên về lợi ích chung cho tập thể.
Với bản chất đó, Kaizen thường thu hút con người bởi thái độ nhiệt tâm trong tất cả những việc họ đang theo đuổi, có khả năng sáng tạo và duy trì hiệu suất cao. Đặc điểm chung của những người lấy Kaizen làm nền tảng là không ngừng tạo ra sự khác biệt, giảm thiểu lãng phí và nắm bắt những cơ hội cải tiến trong khả năng. Kết quả dẫn tới là một phong trào làm việc tích cực, lan tỏa trong môi trường làm việc chung. Ưu điểm lớn nhất của văn hóa này là không yêu cầu chi phí cao, kỹ thuật phức tạp hay ứng dụng công nghệ mới trong công việc. Thực hiện văn hóa Kaizen giúp nâng cao chất lượng công việc, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động, sản xuất.
Tuy nhiên, vì văn hóa chung một gốc từ với “cultivate”, có nghĩa là tu luyện, bao hàm cả khái niệm mong muốn, sự tập trung và hành động. Văn hóa Kaizen cũng vậy. Có một số điều mà các nhà lãnh đạo nên làm để thấm nhuần cũng như biến tư tưởng này trở thành một trong những chìa khóa thành công của doanh nghiệp.
Đương đầu thách thức để giải quyết thực tiễn
Quán tính là một lực lượng mạnh mẽ trong các tổ chức, đặc biệt là trong trường hợp các quy trình đang hoạt động tốt. Khá dễ dàng để mọi người đề xuất những cải tiến ở những khâu đang gặp vấn đề, nhưng rất khó áp dụng tư duy sáng tạo hơn cho các quy trình đã giống nhau trong một thời gian dài. Để Kaizen thực sự phát triển mạnh, nhân sự phải học cách từ bỏ quy ước đã không còn phù hợp, nhường chỗ cho những quy trình mới và phù hợp hơn xuất hiện.
Tránh hoàn toàn việc đổ lỗi
Cải tiến tập trung vào các mục tiêu quy trình và không gian làm việc chứ không phải con người. Khi thay đổi được thực hiện, điều quan trọng là phải sắp xếp chúng theo các kết quả tích cực, tuyệt đối không phê phán những người đã thiết kế quy trình cũ. Làm được điều này, số lượng người và mức độ tham gia vào việc cải tiến sẽ nhiều hơn.
Tập trung vào làm việc theo nhóm
Kaizen được ví như một môn thể thao đồng đội. Sự liên kết đa chức năng thường là điều cần thiết cho các quy trình cải tiến. Cả hai loại sáng kiến cá nhân và nỗ lực nhóm đều cần thiết trong một nền văn hóa Kaizen, giúp việc giao tiếp giữa mỗi người với người khác trở nên dễ dàng hơn và theo dõi các dự án liên quan đến làm việc nhóm đạt hiệu quả cao trên nền tảng tinh thần đồng đội vững chắc. Bên cạnh đó, hãy tập cho nhân viên thói quen thiết lập phương pháp tư duy định hướng trước khi có ý định cải tiến quy trình nào đó.
Mô hình Kaizen từ nhà quản lý
Khi Kaizen hay bất kỳ phương pháp kinh doanh hay triết lý nào khác được giới thiệu, nhân viên sẽ dồn sự chú ý về lãnh đạo cao nhất để quyết định xem đây có phải là một thay đổi thực sự và lâu dài hay chỉ là một ý tưởng thoáng qua. Các nhà lãnh đạo thành công thường thể hiện sự nghiêm túc khi xây dựng văn hóa Kaizen theo nhiều cách. Có thể là đầu tư vào giải pháp hỗ trợ, tích cực tham gia vào các quy trình cải tiến ngay bên cạnh những nhân viên tuyến đầu, hay quản lý, góp ý và khen thưởng những nhân viên đạt thành tích cao trong suốt quá trình.
Nguyên tắc khi thực hành Kaizen
1. Chuẩn bị tâm lý nhân sự cho quá trình cải thiện
2. Suy nghĩ tường tận về từng bước luyện tập Kaizen
3. Không ngụy biện, hãy bắt đầu bằng cách đặt câu hỏi giải quyết vấn đề
4. Đừng tìm kiếm sự hoàn hảo, hãy hành động ngay cả khi chỉ có thể hoàn thành 50% mục tiêu
5. Trí tuệ sẽ nảy sinh khi đối mặt với khó khăn
6. Đặt câu hỏi tại sao, lặp lại 5 lần và tìm ra nguyên nhân gốc rễ
7. Tìm kiếm sự khôn ngoan từ 10 người hơn là kiến thức của 1 người
8. Ý tưởng cho Kaizen là vô hạn
st