Xung đột, mâu thuẫn giữa đồng nghiệp luôn là vấn đề gặp phải tại môi trường làm việc. Đó có thể là trái ý trong quan điểm làm việc, không được tín nhiệm, hay thậm chí là không hòa hợp về tính cách cũng dễ gây ra sự bất đồng giữa các cá nhân. Với tư cách là một người lãnh đạo, không phải lúc nào bạn cũng có đủ kinh nghiệm và sự khôn ngoan để giải quyết những vấn đề phát sinh ở chốn văn phòng. Vậy làm thế nào để dập tắt ngọn lửa và giảm thiểu sự xung đột giữa các nhân viên?
Giữa các đồng nghiệp xảy ra tình trạng xung đột sẽ bị giảm hiệu suất làm việc và thiệt hại về tài chính của công ty lên đến hàng tỷ tùy vào quy mô công ty. Không chỉ vậy, trên thực tế một nghiên cứu của Hiệp hội Quản lý Hoa Kỳ (AMA) cho thấy, các nhà quản lý hoặc lãnh đạo sẽ mất khoảng 24% thời gian để giải quyết xung đột. Nhưng xung đột tại nơi làm việc không phải lúc nào cũng là điều xấu. Khi bạn biết cách xử lý xung đột và có những cuộc trò chuyện tháo gỡ nút thắt trong văn phòng, điều đó có thể cải thiện môi trường làm việc của bạn.
Việc giải quyết dứt điểm xung đột không phải là một nhiệm vụ dễ dàng, nhưng với những cách thức dưới đây, bạn có thể xoa dịu vấn đề một cách hiệu quả.
Xây dựng mối quan hệ gắn bó với các nhân viên
Từ khóa “mối quan hệ” trong ngữ cảnh này không nhất thiết là mối quan hệ tình bạn hay sự thân thiết mà trọng tâm là sự hiểu biết lẫn nhau, cũng như hiểu rõ về ranh giới tại nơi làm việc và vai trò của mình trong tập thể. Là một người sếp hiện đại, bạn nên cởi mở với các nhân viên trong công ty và cho họ một sự tin tưởng rằng họ luôn là một phần quan trọng không thể thiếu trong quá trình làm việc. Nếu có những vấn đề cấp bách, họ vẫn sẵn sàng chia sẻ và mong muốn được giải quyết hơn là việc chịu đựng để xảy ra những tình huống không mong muốn.
Trong những tình huống xung đột xảy ra, bạn có thể cần phải tổ chức cuộc họp và trao đổi thẳng thắn về những điều sau:
- Mỗi người có vai trò gì và trách nhiệm tương ứng của họ là gì.
- Xung đột có thể xảy ra trong quá khứ và cách giải quyết tốt nhất các vấn đề trong tương lai là gì.
- Các quy tắc thống nhất sau cuộc họp và truyền đạt bằng email chuyên nghiệp.
- Giao tiếp là chìa khóa vạn năng
Phần lớn, nguyên nhân lớn dẫn đến sự xung đột trong môi trường văn phòng bắt nguồn từ vấn đề thiếu kỹ năng giao tiếp, tương tác và sự hiểu biết. Cách duy nhất để bạn biết được điều gì đang gây ra xung đột đó là cho phép các bên chia sẻ suy nghĩ của họ. Giải pháp tốt nhất trong tình huống này là đôi bên cùng trò chuyện để thấu hiểu sự khác biệt trong quan điểm cá nhân và đi tìm một điểm chung, hơn là để sự oán giận và hiềm khích tiềm ẩn dẫn đến xung đột.
“Một người lãnh đạo thành công không chỉ cần có tư duy tài ba trong hoạt động doanh nghiệp mà còn phải xuất chúng trong quản lý nhân lực để duy trì một lực lượng lao động hiệu quả.”
Học cách lắng nghe đồng nghiệp
Bạn sẽ không bao giờ thực sự hiểu được động cơ đằng sau cuộc xung đột nếu bạn không đặt mình vào vị trí của một ai đó.. Khi xử lý xung đột, hãy chủ động lắng nghe một cách kỹ lưỡng những vấn đề mà họ đang gặp phải. Thay vì chỉ đơn thuần lắng nghe những gì đồng nghiệp đang nói và có xu hướng bỏ ngoài tai thì việc sử dụng phương pháp lắng nghe tích cực sẽ giúp đôi bên dễ dàng hiểu nhau hơn.
Lắng nghe tích cực là trạng thái lắng nghe có chủ đích và tập trung hiểu rõ tường tận những câu chuyện mà đối phương đang nói. Phương pháp lắng nghe này hỗ trợ người lãnh đạo thu thập thông tin liên quan, đồng thời cho mỗi người tham gia cơ hội để nói lên câu chuyện của họ. Điều này không chỉ giúp nhân viên của bạn được giải tỏa những câu chuyện căng thẳng mà còn giúp bạn tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Nếu bạn lắng nghe đối phương một cách chậm rãi, bạn sẽ có câu trả lời một cách thấu hiểu và đồng cảm hơn. Khi đó, đồng nghiệp sẽ nhận thấy rằng, bạn là người tôn trọng câu chuyện của họ, điều này có thể thay đổi cách đối phương lắng nghe và cảm kích bạn hơn. Cách ứng xử trong môi trường làm việc như vậy, nhiều khả năng mâu thuẫn sẽ không phát sinh hoặc sẽ được giải quyết một cách êm đềm.
Trở thành người khách quan nhất để giải quyết công bằng
Mỗi cá nhân trong công ty đều mang những màu sắc, cá tính khác nhau, đôi khi cũng vì thế mọi người sẽ hành động theo cảm tính và quan điểm chủ quan. Nhưng là một người đứng giữa tiền tuyến, bạn hãy cố gắng trở thành một cá thể khách quan nhất trong tập thể làm việc. Một người lãnh đạo công minh là người sẽ chỉ điểm những mâu thuẫn giữa đôi bên và mang lại sự hòa bình sau một cuộc căng thẳng.
Nếu bạn thể hiện sự công bằng, trách nhiệm và khẩn trương xử lý mâu thuẫn khi chúng nảy sinh xoay quanh những người thân cận của bạn, bạn sẽ có được những kinh nghiệm ngăn chặn xung đột trong tương lai. Và hơn ai hết, hững người nhân viên chính là những người sẽ cảm thấy tin tưởng trong cách xử lý của bạn nếu như có những vấn đề căng thẳng tiếp tục xảy ra.
Xác định các tình huống xung đột lặp lại
Nếu như những xung đột tương tự liên tục phát sinh tại nơi làm việc, cách tốt nhất để đối phó với các tình huống này là xác định chính xác quan điểm gây tranh cãi và bình tĩnh thảo luận về các giải pháp khả thi. Trong trường hợp khi vấn đề không được giải quyết ổn thỏa bằng những lý lẽ, người lãnh đạo sẽ cân nhắc sắp xếp tổ chức vị trí công việc cho đôi bên tránh ảnh hưởng đến nhau.
Mặc dù mâu thuẫn tại nơi làm việc là điều có thể xảy ra ở bất kỳ văn phòng nào, nhưng điều này không làm trật bánh hoặc tác động tiêu cực đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Một người lãnh đạo thành công không chỉ có tư duy trong việc giải quyết rủi ro về hoạt động sản xuất mà bên cạnh đó cũng cần học cách giải quyết những rủi ro về nhân lực trong môi trường làm việc để có thể duy trì một lực lượng hoạt động hiệu quả cho công ty.
st