Hiệu suất làm việc của một người được quyết định bởi nhiều yếu tố. Các yếu tố quan trọng, quyết định HIỆU SUẤT công việc và sự bền vững, dài hạn của hiệu suất đó qua thời gian là:
Năng lượng cơ thể:
Hiệu suất công việc sẽ rất thấp hoặc rất nguy hại cho công việc nếu năng lượng cơ thể thấp. Ví dụ: một người lái xe mà năng lặng thấp, mệt mỏi, buồn ngủ thì có thể gây tai nạn chết người. Một người làm việc trên cao mà buồn ngủ cũng có thể té chết. Một người làm việc văn phòng mà lờ đờ, uể oải thì hiệu suất rất thấp, có khi một ngày không làm được việc gì. Một học sinh mà uể oải, buồn ngủ thì dĩ nhiên không thể học tốt được.
Năng lượng cơ thể được quyết định bởi ngủ, nghỉ, ăn uống và vận động cơ thể, trong đó ngủ rất quan trọng. Ngủ đủ, sâu (không phải ngủ nhiều) quyết định tất cả hiệu quả của một ngày làm việc hôm sau. Ngủ không chỉ quyết định hiệu quả của một ngày làm việc mà còn quyết định sự sinh tồn của tế bào não. Khoa học chứng minh cơ thể có các chu kỳ sàng lọc chất độc trong tế bào máu trong ngày. Riêng tế bào não, quá trình thanh lọc chất độc của tế bào não chỉ diễn ra khi người đó chìm sâu trong giấc ngủ. Đây cũng là lý do tại sao trong thời hiện tại số người bị đột quỵ nhiều hơn trong quá khứ nhiều lần, đặc biệt là những người trẻ tuổi vẫn bị đột quỵ.
Cách chi tiêu, sử dụng thời gian trong ngày
Vì không có sự sắp xếp thời gian nào làm việc gì trong ngày, khi nào làm, làm khi nào xong và việc nào quan trọng, việc nào không quan trọng nên thời gian trong một ngày đa phần bị trôi qua bởi những thói quen vô thức như ngồi xem mạng xã hội liên tục vài tiếng, ngồi vuốt điện thoại qua lại giữa các ứng dụng, ngồi thẫn thờ trước máy tính mà không làm gì, hoặc chỉ đơn giản là chit chat qua lại giữa các ứng dụng mà không có việc gì đáng kể được hoàn thành trong ngày.
Sự tập trung
Làm đa việc cùng một lúc tức làm một việc gì đó mà song song đó làm những việc khác. Ví dụ: vừa đánh máy, vừa ăn, vừa trả lời email và vừa chit chat trên Messenger, zalo, vừa nghe điện thoại vừa lướt web v.v. Dĩ nhiên đa việc cùng một lúc thì không có gì ra cái gì và không thể mang hiệu quả cao trong công việc được.
Sự xao lãng do yếu tố bên ngoài như nhiều thiết bị điện tử trước mặt, nhiều màn hình vi tính trước mặt liên tục làm xao lãng, làm mất tập trung vào một công việc nào đó, dẫn đến công việc đó mất gấp đôi thời gian để hoàn tất, và chất lượng công việc thì rất thấp vì nó liên tục bị xao lãng, bị gián đoạn. Bên cạnh sự xao lãng do các yếu tố bên ngoài còn có sự xao lãng do yếu tố bên trong. Tâm thức liên tục nhảy từ chỗ này sang chỗ khác, luôn nhảy từ hiện tại đến tương lai lại quay về quá khứ, nó không ở yên một chỗ (monkey mind - tâm của con khỉ).
Khoa học chứng minh rằng não bộ khó tập trung hơn nếu nó không đủ khỏe. Ý chí không tự dưng mà có mà ý chí vững mạnh, bền bỉ cũng phải xuất phát từ một bộ não khỏe mạnh, tỉnh táo.
Tất cả các yếu tố trên gộp lại làm cho một ngày trôi qua, rồi một tháng trôi qua làm mình cảm thấy như bận rộn, như nhiều thứ, nhiều việc nhưng thực chất không có việc gì đáng kể, quan trọng được hoàn thành, hoặc nếu có thì cũng rất ít so với tổng thời gian bỏ ra.
Chỉ cần ngồi lại 15-20 phút một ngày, viết lại hồi ký, trong đó liệt kê ra các câu hỏi và các câu trả lời sau đây sẽ thấy được hiệu quả một ngày như thế nào:
* Hôm nay mình đã đạt được những thành tựu gì, những gì đã đạt được do mình đã đề ra trước đó.
* Những cái đó có quan trọng hay không, tại sao nó quan trọng.
* Mình mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành nó.
* Các khung giờ tính theo phút như 9.00-9.30h mình làm gì, 9.31-10.00 mình làm gì; 10.01-10.30 mình làm gì v.v.
* Khoảng thời gian còn lại của mình trong ngày nó đi đâu?
* Những nhân tố nào đã làm mình xao lãng, làm mình mất hết thời gian còn lại ?
* Các thói quen vô thức nào đã làm mình mất nhiều thời gian mà mình không biết?
Khi ngồi yên tĩnh viết lại hồi ký theo cách trên mình sẽ thấy có khi một ngày của mình trôi qua thật là vô nghĩa, có khi mình sẽ thấy mình đã đạt được rất nhiều thứ trong ngày hôm nay so với ngày hôm kia, và mình tự đặt câu hỏi tại sao, tại sao như vậy, và ''đó là sự tự nhận thức, một sự bắt đầu của quá trình tự thay đổi bản thân.
st