Bạn có biết một người đi lướt sóng sẽ chọn xuất hành vào lúc nào không? Không phải vào ngày và giờ anh ấy rảnh rỗi đâu nhé. Mà chính là vào lúc anh ấy nhận thấy sóng, thuỷ triều và gió hội ngộ đủ để đưa anh ấy lướt trên ngọn sóng.
Đấy chính là triết lý quản trị nhân viên của Yvon Chouinard, người sáng lập và điều hành Patagonia, một công ty tại California, Mỹ chuyên chế tạo trang phục và dụng cụ leo núi, lướt sóng. Nghe có vẻ lạ. Nhưng ông tin rằng nhân viên của mình không phải là các cỗ máy được định giờ làm việc sẵn. Với ông, nhân tố cốt lõi trong quản lý chính là con người. Triết lý quản trị của ông Yvon Chouinard chính là trao quyền cho nhân viên sắp xếp các hoạt động công việc theo hoàn cảnh, nhịp sống của họ và mục tiêu công việc. Thành lập chính thức vào 1973, ông Yvon Chouinard đã đưa Patagonia thành một huyền thoại khi đạt doanh số 435 triệu EUR và số lượng nhân sự là 1.680 người trên toàn thế giới với phong cách quản lý theo tinh thần “slow management”, một hình thức của trào lưu “sống chậm” trong kinh doanh.
“SỐNG CHẬM” TRONG KINH DOANH
Khởi nguồn từ cuối những năm 80 tại Ý, “slow life” hay “sống chậm” là một trào lưu phản ứng lại với nhịp sống ngày càng tăng tốc trong xã hội. Sau đó, “sống chậm” đã mở rộng thành một khuynh hướng về nghệ thuật sống, mời gọi con người ngừng chạy đua với thời gian và các nhu cầu vật chất của xã hội tiêu thụ, để nhìn nhận lại giá trị của bản thân, sống tự do hơn không lệ thuộc vào những điều phù phiếm. Thời gian gần đây, nghệ thuật “sống chậm” đã được đưa vào lĩnh vực quản lý kinh doanh. Là phụ nữ, vừa đi làm, lo việc kinh doanh, vừa quán xuyến gia đình, giữ hạnh phúc với chồng con, xem chừng muốn làm cho tốt cả hai mảng trách nhiệm thật không đơn giản. Vậy nên đối với phụ nữ có gia đình và sự nghiệp, sống với thời gian là cả một nghệ thuật. Vậy làm thế nào để tổ chức quản lý theo tinh thần “sống chậm” thành công?
Nguyên tắc 1: Tối giản các yêu cầu
Hiệu quả của công việc không chỉ được đo lường bằng thời gian, mà bằng kết quả. Để thực hiện một công việc, ta luôn cần một quỹ thời gian và phương tiện nhất định. Tuy nhiên, không phải đầu tư càng nhiều càng đạt hiệu quả và có chất lượng hơn. Cầu toàn là một suy nghĩ làm tiêu tốn thời gian nhiều nhất và thường là không mang lại kết quả như mong muốn. Chính vì thế, trước một việc cần làm, cần xác định rõ mục tiêu cần đạt được, những yêu cầu cơ bản để thực hiện mục tiêu đó là gì, và thời gian cần dành ra để đạt được mục tiêu công việc ấy. Chạy theo cái tốt nhất vừa ngốn thời gian, công sức, phương tiện, vừa tạo áp lực cho bản thân và những đồng nghiệp chung quanh, trong khi kết quả cuối cùng chưa chắc như mong đợi. Vì vậy, hãy tập trung vào những gì ta cần, giảm bớt những điều ta muốn. Tất cả nằm ở sự cân đối giữa mục tiêu và nguồn lực cần đầu tư.
***
“Hãy thực tế khi đánh giá về các giới hạn, ràng buộc về cả công việc và cuộc sống cá nhân của của chính mình và của các cộng sự. Để từ đó xác định mục tiêu và thời hạn làm việc tốt nhất cho bản thân và đội ngũ.”
***
Nguyên tắc 2: Hiểu nhịp độ làm việc của cộng sự và chính mình
Quản lý theo kiểu “sống chậm” không hề cổ xuý cho lối làm việc trì hoãn, đình trệ. Tinh thần này kêu gọi bạn đừng để áp lực về thời gian cuốn mình theo công việc. Thay vào đó, hãy chậm lại một tí để suy nghĩ và hiểu được tốc độ làm việc cũng như cách quản lý thời gian của mình và cộng sự như thế nào. Hãy thực tế khi đánh giá về các giới hạn, ràng buộc về cả công việc và cuộc sống cá nhân của của chính mình và của các cộng sự. Để từ đó xác định mục tiêu và thời hạn làm việc tốt nhất cho bản thân và đội ngũ.
Hãy loại bỏ những từ “gấp”, “càng sớm càng tốt” ra khỏi những câu giao việc cho cộng sự. Trái với cách quản lý công việc theo thời gian và tiến độ, “sống chậm” là phương cách quản lý theo mục tiêu. Bạn cần xác định cho mình và cộng sự những mục tiêu cần đạt được, lên kế hoạch sớm những công việc cần làm, để loại bỏ áp lực thời gian cho cộng sự khi giao việc. Như thế, cộng sự sẽ cảm thấy được nhiều tự do, linh hoạt hơn trong quá trình thực hiện công việc và quản lý thời gian có trách nhiệm hơn vì được tự chủ hơn. Hơn nữa, khi thấy sếp tin tưởng và tôn trọng nhịp độ làm việc của mình, cộng sự sẽ phấn khởi và hứng thú hơn.
Nguyên tắc 3: Giản lược hoạt động không cần thiết
Theo Pierre Moniz-Barreto, tác giả sách Slow Business: “làm chậm lại để đoạn tuyệt với những khoản thời gian độc hại”, trong những quy trình làm việc thường ngày, có rất nhiều hoạt động được xem là “độc hại”, gây mất thời gian, dồn thêm công việc dẫn đến làm mất hiệu quả làm việc. Những hoạt động ấy thường đưa cộng sự vào trạng thái làm việc như không làm, chẳng phải thư giãn cũng không tập trung vào việc. Lối quản lý theo tinh thần “sống chậm” giúp loại bỏ những hoạt động như thế để chính bạn và các cộng sự tập trung vào công việc tốt hơn.
Ví dụ, về các buổi họp, bạn có thể chậm lại để đánh giá lại hiệu quả của chúng, nhìn nhận với chừng ấy thời gian, bao nhiêu vấn đề được giải quyết, bao nhiêu còn tồn đọng, các cộng sự tham gia có tích cực không, đóng góp như thế nào… Nếu không có kết quả gì rõ rệt và mọi người ngán ngẩm khi có thông báo họp, thì đây chính là lúc để bạn giảm đi tần số họp hoặc tìm những hình thức mới. Thay vì để các cộng sự lơ lửng trong những khoảnh khắc “độc hại” nói trên, tuỳ theo tiến độ và yêu cầu của công việc, bạn có thể thiết lập sự luân đổi giữa những khoản thời gian làm việc tập trung với những giờ giải lao dài, những hoạt động thư giãn tích cực. Để sau đó, khi quay lại công việc, mọi người sẽ tập trung cao độ và tìm lại được hứng thú.
Nguyên tắc 4: Lấy con người làm trung tâm
Để thực hiện tốt ba nguyên tắc trên, bạn luôn phải nhớ nguyên tắc 4 này. Trong bất kỳ một tổ chức nào, con người luôn được đặt ở trung tâm của mọi quy trình hoạt động, là nhân tố quyết định hiệu năng của công việc. Tinh thần quản lý “sống chậm” mời gọi người quản lý ở mọi cấp độ phải ngừng chạy đua với thời gian mà dành tâm sức để gặp gỡ và thấu hiểu các cộng sự của mình, nhận biết đâu là giá trị, năng lực, nhịp độ làm việc của nhân viên, cũng như nhữngkhó khăn, trở ngại mà họ đang gặp phải. Chính khi bạn trong tâm thế ấy và hành động như thế, cộng sự sẽ cảm nhận được sự tôn trọng, niềm tin bạn dành cho họ, nhận thấy được giá trị của mình trong tổ chức, và vì vậy mà tự tin, tự chủ và có trách nhiệm hơn trong công việc. Bốn từ khoá bạn cần nhớ là: bước đến gần – lắng nghe, phân tích, dự đoán và đoàn kết mọi người trong tinh thần chung của bộ phận, doanh nghiệp.
Nguyên tắc 5: Mô hình 0
Tất nhiên, kiểu quản lý nào cũng có những mặt trái của nó. Nguyên tắc cuối cùng là không có kiểu mẫu nào cho “sống chậm” cả. Điều cốt lõi là tuỳ theo mô hình, quy mô doanh nghiệp hay bộ phận mình phụ trách, tuỳ theo tình huống làm việc, đặc điểm của nhân sự, và quan trọng hơn hết chính là tuỳ theo bản tính và hoàn cảnh sống của bạn mà lựa chọn sẽ áp dụng tinh thần “slow management” như thế nào cho phù hợp nhất.
Sống chậm trong đời thường hay trong quản lý tựu trung là ngừng chạy theo những hối hả của cuộc sống, những nhu cầu không ngừng phát sinh, để tập trung lắng nghe chính mình, thấu hiểu người chung quanh, để sống cho xứng đáng với từng khoảnh khắc trôi qua. Hãy nhớ rằng, thời gian mãi mãi không thể vãn hồi!
(Doanh Nhân Nữ)